オンライン会議における効果的な伝え方

オンライン会議イメージ

発言のタイミングに注意が必要

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昨今、急速に浸透してきたオンライン会議ですが、対面の場合と違ってどのような点に気をつければよいのか疑問を持っている人が多いようです。
まず最も重要になるのが、話し手と聴き手の役割の上手な切り替えです。対面の場合、あからさまに相手の言葉を遮るような無礼でもしない限り、お互いの発言が多少重なってもコミュニケーションは成立するものです。むしろ話し手側も聴き手からのダイレクトな反応を期待して、それによって打ち合わせや商談を盛り上げようとする傾向がありました。
しかし、これはオンライン上では極めて大きな支障となります。空間ではなく、一本の回線を共有しているため両者の言葉が混ざるとコミュニケーションが成立しなくなってしまいます。また、自分が話している最中に相手が発言しだすと話を遮られたという感覚が強く生じてくるのです。
この点は、お互いに顔を見ながら話している状況は同じであるにもかかわらず、対面とオンラインでは大きく異なってくるのです。

したがって、オンライン会議を行う際には、どちらか一方が話す順番を提示してお互いに共通認識を作っておくことが重要です。
例えば「まず、最初に私から現時点での考えを3分程度で述べさせていただきます」「その後、○○さんの忌憚のないご意見をお聞かせいただければと思いますので、よろしくお願い致します」といった具合です。
こうしたやり取りはビジネスのコミュニケーションにおいては当たり前のことと思われるかもしれませんが、実際のオンライン会議において曖昧になっているために話が混線していることは少なくないのです。
円滑に進行していくためにお互いが話し手と聴き手の役割の交替をしっかり意識し、言葉で伝えることを徹底しなければなりません。

オンライン会議のための事前準備

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オンライン会議をスムーズに進めるためには、事前準備も非常に重要になってきます。
従来の対面においては「そうだなぁーどうしたら良いかなぁー」「うーん、何か良いアイディアは無いかなぁー」といったようにお互いに考える間があっても何ら違和感はありませんでした。
ところが、同じことがオンライン上で起こると、お互いにとってとても気まずく、辛い時間となってきます。回線が繋がっているにもかかわらず、誰も発言しない沈黙の時間が流れることに大きな違和感があるのです。
しかも対面の時ように視線を他へ移すこともできませんから、お互いに沈黙したまま画面の中の相手の顔をじっと見つめることになってしまいます。
したがって、オンライン会議を行う際には、話し合う議題はもちろん、検討内容や持ち寄って欲しいアイディア等についてもメールなどを使って事前の情報共有を徹底しておく必要があります。
これまで会議と言うと、あまり事前準備などせずに、とりあえず出席してその場で考える傾向があった人は意識の転換が不可欠となります。そして、事前準備をしっかりとしたにもかかわらず、どうしても考え込んでしまう沈黙の時間が生じてしまう場合は、次の議題に切り替えて次回までの宿題としましょう。
オンライン会議では出席者全員が一つの場所に集合する必要が無い訳ですから、細切れ時間を上手に活用することが可能なはずです。
こうした習慣が定着してくれば、無駄な会議時間の削減にもつながり、業務遂行がより円滑になってきます。