オンライン会議に適した資料の作り方

オンライン会議に適した資料の作り方

資料を送るタイミング

会議や商談では資料を配布したり、スライドを投影したりすることがあります。オンライン会議システムでも画面共有という機能が付いていて、活用されているケースを多く見かけます。そこで、資料の使い方について対面とオンラインでの違いについて考えてみましょう。
まずポイントとなるのが、資料を送るタイミングです。オンラインではなるべく事前に送らずに会議や商談が終わった後に送るのが好ましいです。その理由は、事前に送ってしまうと受け取った方は気を利かせてあらかじめ印刷してしまう可能性が高いからです。すると画面よりも手元資料に視線がいってしまい、画面上でのアイコンタクトが取りづらくなってしまいます。
そこで、オンライン会議の場合は話し手側の画面共有のみにすることで、なるべく聴き手の目線を上げることを心掛けましょう。対面に比べて画面越しだとただでさえ隔たり感がありますから、目線を合わせる時間を多く持つことを意識することが大切です。そして、一通りの話が終わった後にチャット機能やメールを使って念のために資料を送るようにします。もし時間に余裕があるようでしたら、その場で送った資料を確認してもらい、質問を受け付ける時間を設けると、後であらためて確認する手間が省けて効率的です。
今までは、資料は会議の前にあらかじめ準備しておくものという常識がありましたが、オンライン業務ではこうしたワンポイントの発想転換をすることも大切になるのです。

オンライン会議に適した資料の作り方

スライドには要点のみを記載する

そして、画面共有に使う資料には要点のみを記載することを心掛けましょう。これも対面での資料にも通じる基本ではあるのですが、実際にはなかなか徹底されていません。
念のためにという意識からか箇条書きなどで文字が多い資料を目にすることは少なくありません。その結果、口での説明と資料に書かれている内容が同じになってしまい、結局どこが重要なポイントなのかが分かりづらくなるという状況に陥ってしまいます。対面でも資料の読み上げのような説明を聞くことは辛いものですが、オンラインでは聴き手のフラストレーションはさらに強いものとなります。
パソコンの小さな画面の中に資料と話し手の顔が映っていて、文字で表示されている情報と同じ内容を喋っているのを聞かされるほど辛い時間はありません。聴き手としては、文字で読ませるか、話を聞かせるかのどちらかにして欲しいと思わざるを得ません。
したがって、会議において何のために資料を使うのかという本来の目的をあらためて考え直す良い機会と捉えることができます。オンライン業務において基本中の基本をしっかりと身につけることで、再び対面での会議や商談が増えた時により分かりやすい資料を提示することが可能になります。そのためのトレーニングの機会とポジティブに考えて、要点のみを記載した資料作りの徹底をお勧めします。

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