上司と部下の良好な関係を築くコミュニケーション術

自己と他者を尊重するアサーション

4月から新たな年度がスタートし、新入社員の入社や異動によって新しい出会いが増えていることでしょう。新たに後輩ができて先輩になる人や初めて管理職となって上司～部下という関係性を経験する人もいるでしょう。そんな中、多くの職場で聴かれるのが「最近の若手社員のことが良く分からない」「どう接してどう言葉をかけて良いのか分からない」という上司、先輩からの声です。
私は研修で様々な業種の企業さんにお伺いしますが、特に40～50代の管理職の方たちが新入社員から2年目、3年目までの若手社員とのいわゆるジェネレーションギャップに困惑している状況が多いように感じます。上司と部下の年代的なギャップは昔からあることですが、近年は「話しかけようにも休憩中はいつもスマホばかり見ている」「食事や飲み会に誘うのはもう古い」とコミュニケーションを図ること自体に難しさを感じているようです。

そこで今回はアサーションというコミュニケーション手法をご紹介したいと思います。
アサーションとは、お互いの立場を尊重しながらも率直な自己主張を目指したコミュニケーションスキルの一つのことです。これを活用することで自分の言いたいことだけを一方的に主張することがなくなり、また相手のことを気にしすぎるあまりに自分の主張を後回しにしたり、抑え込んだりといった状況を避けることができます。
一般的には次の４つのステップによって伝える方法が有名です。

①描写：自分が直面している事実を客観的に伝える
②表現：自分の感情や思いを率直に伝える
③提案：その状況に対する解決策を提案する
④結果：提案が実行された場合の結果を伝える

①私は今日中に終えなければならない仕事を3件抱えています。
②ですが、どれも初めての仕事で終わりそうになく困っています。
③なので、そのうちの1件を手伝ってもらえないでしょうか。
④そうすれば全ての仕事が今日中に完成しますし、
私たちのチームにとって良い結果が必ず得られます。

上司から率直な開示を心がける

このように一般的には部下や後輩から上司、先輩に対してなかなか言い出しづらいことをスムーズに伝える手法として紹介されています。
しかし、これを逆に上司、先輩から部下、後輩に対して活用すると関係性作りに役立つようになります。最近の若手社員は昔以上に自分から話しかけることが難しくなっていますので、上司や先輩から積極的に仕掛けるようにするのです。
特に重要なポイントになるのが②表現「自分の感情や思いを率直に伝える」ことです。これを実践することで、まずは上司や先輩から心を開放することができるようになります。すると部下や後輩は「上の人がやっているんだから自分たちももっと率直に伝えても良いんだ」という意識が芽生えるようになってきます。
今の若手社員は思った以上に「上司、先輩は忙しそうで話しかけづらい」「こんなことを言ったら怒らせそうだ」という気持ちを持っています。ですから「遠慮しないで何でも言ってこい」ではなく、「まずは自らやって示す」ことが必要なのです。

具体的な話題は些細なことで構いません。
例えば「SNSのことが分からない」「君たちサブスクってどのくらい使っているの？」「○○のアプリってどうやって使うの？」など若者の実態や若者の方が詳しいことに興味をもって声をかけてみると良いでしょう。
もちろんその後には「そうなんだ、勉強になったよ」「ありがとうね」といった軽い感謝の言葉を添えることも忘れずに行ってください。それによって若手社員が求めている承認欲求を満たすことにも繋がります。
昔ながらの上司像、先輩像を持っている人にはかなり違和感があるかもしれませんが、時代の変化に合わせてコミュニケーションのあり方も変化させてみてください。それこそ上司、先輩が心を柔軟にして開放することが求められているのです。