成功率9割のプレゼンテーション指導(資料作成、リハーサル編)

成功率9割のプレゼンテーション指導(資料作成、リハーサル編)

スライド資料の枚数の決め方

成功率9割のプレゼンテーション指導(資料作成、リハーサル編)
「資料は何枚ぐらいにするのが良いのか?」これは私がプレゼンテーション指導を行っていて最も多く寄せられる質問です。5枚以内、10枚以内とあらかじめ条件が決められている場合には目安が付けられますが、発表者の裁量に任されている場合には迷ってしまいます。もちろん少なくてシンプルな方が良いとは思うものの、実際に作り出すと作り手の心理としてあれも言いたいこれも見せたいとなって枚数が増えてしまいがちです。そこで、自分が資料を受け取った時のことを想定してみることが必要です。やはり枚数が少なくシンプルにまとめられた資料の方が見やすく理解しやすいものです。

そこで、一つの基準として発表時間÷2をスライド枚数の上限とすることをお勧めします。
つまり、20分の場合は10枚、10分の場合は5枚です。これはあくまで上限であり、もっと効率的に少なくまとめることができれば、その方が望ましいです。これまでプレゼン指導をしてきた中で、発表時間=枚数(1分1枚)、発表時間×2=枚数(1枚30秒)というスライド資料を見ることが多々ありましたが、これだと多すぎると考えましょう。大切なことは、上限を設定してその範囲内にいかにまとめるかという思考を働かせることです。上限の無いまま作って「ああ多くなっちゃった、どうしよう~」とならないようにしましょう。

プレゼン原稿を作成する

成功率9割のプレゼンテーション指導(資料作成、リハーサル編)
さて、資料を作成したら発表原稿を作成しましょう。特に、昇格試験や提案コンペなどプレゼンの重要性が大きい場合には、必ず原稿を用意することをお勧めします。どのような言葉を使ってどのように表現するのかを文字に書き起こすことでしっかりとした発表ができるようになります。頭の中だけで言葉を考えていると、意外にも同じ表現を繰り返していたり、必ず伝えなければならない重要な言葉が漏れていたりするものです。与えられた発表時間を有効に使うためにも原稿を作って検証をする必要があります。また、原稿作成には予想外に多くの時間がかかるものです。本番発表が迫って時間切れとならないよう十分な余裕を持ってプレゼンの準備にあたることも忘れないようにしてください。

そして、原稿を作る際には文字数も意識しましょう。具体的には、1分間あたり300~310字を目安としましょう。そうすれば、3分間で説明するなら900~930字、5分間なら1500~1550字と発表時間をバランス良くコントロールすることが可能になります。前半や中盤で想定外に多くの時間を費やしてしまい、後半は駆け足で説明してしまうということがよくあります。そうならないためにも、文字数をしっかり意識して文字に書き起こすことに取り組みましょう。また、原稿は文字数カウントができるWordを使って作成しましょう。よくPowerPointのノートに書いている人を見かけますが、文字数のカウントができませんので注意が必要です。

プレゼン発表のリハーサルを行う

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さて、資料と原稿が出来上がったら最後は本番のリハーサルを行って完成を目指します。プレゼンというと資料作りに最も多くの時間を掛けるケースが多いように思われますが、言葉で伝えてこそプレゼンとして初めて成立することをしっかり認識しなければなりません。理想形としては、原稿に書き起こした内容を一言一句完璧に話せるようにすることです。もちろん原稿を手に持って読み上げることはNGですが、暗記の試験ではありませんのでそこは柔軟に調整してください。また、いかにも「覚えた言葉を話してます」というように棒読み状態にならないようにしっかり抑揚をつけて伝えましょう。よく「読み上げになるからプレゼンの原稿は作るな」という声を耳にしますが、それは読み上げになってしまう程度の練習しかしていないから良くないのです。中途半端な状態で本番を迎えることがないよう十分な時間を掛けて取り組みましょう。

具体的なチェックポイントとしては、まず姿勢と視線です。半身になって投影されているスライドの方ばかりを向いている人が多いですが、聴き手と向き合ってしっかりとアイコンタクトを取ることを意識しましょう。聴き手と目を合わせないと一方的なプレゼンという印象を与えてしまいます。また、課題を伝える時には真剣な顔つき、ビジョンや改善策を伝える時には前向きな顔つきといったように表情のコントロールをすることもプレゼンの演出として効果的です。そして、最も重要な要素である声の大きさ、聴き取りやすさですが、これは第三者に聴いてもらいフィードバックを受けるようにしましょう。声というものは自分の意識と聴き手にとっての印象は一致しないことがほとんどです。したがって、第三者の客観的な意見が最も参考になります。プレゼン発表は再現性が重要であり、事前の準備で成功か失敗かは決まってしまいます。この点をしっかり認識して画竜点睛の気持ちでリハーサルに取り組んでください。

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